Der technische Wandel hin zur Digitalisierung hat weite Teile der Gesellschaft erfasst. Wo früher analoge Abläufe dominierten, sind inzwischen digitale Prozesse am Werk. Unter anderem bei unternehmerischen Abläufen. Wurde ehemals von Hand verwaltet, ist eine tragfähige Organisation heute kaum noch ohne technisierte Strukturen denkbar. Was mittlerweile auch auf online erstellte Lohnabrechnungen zutrifft. Relevante Daten werden digitalisiert und erscheinen somit effizienter nutzbar. Sie unterliegen zudem einem schnelleren Zugang. Immer unter der Voraussetzung, dass für die nötige Sicherheit gesorgt ist.
Was ist eine Online Lohnabrechnung?
Von einer Lohnabrechnung, die online erstellt wurde spricht man, wenn eine Gehaltsaufstellung für einen intern beschäftigen Mitarbeiter per elektronischem Vorgang erzeugt und übertragen wird. Anders als bei herkömmlichen, sprich papierförmigen Gehaltsabrechnungen, erfolgt der Vorgang auf einer digitalen Plattform. Sie sieht sich von speziellen Softwareprogrammen gespeist. Diese sorgen für die Erfassung spezifischer Daten, die ein Mitarbeiter auf sich vereint. Konkret handelt es sich um:
- Name
- Adresse
- Arbeitsstatus
- Arbeitsstunden
- Steuern
- Sozialversicherungen
- Bruttogehalt
- Nettogehalt
Im Gegensatz zu einer persönlichen oder postalischen Zustellung wird die digitale Lohnabrechnung per Computer verschickt. Entsprechend kann sie per Computer abgefragt und eingesehen werden. Auch die Archivierung erfolgt auf dem Rechner. Vorteil: Die Papierersparnis schont die Umwelt und senkt zugleich den Kostenapparat (https://yousign.com/de-de/blog/vorteile-online-lohnabrechnung).
Vorteile einer digitalen Lohnabrechnung
Die Vorteile einer online konzipierten Gehaltsabrechnung sind vielfältig. Durch den Verzicht auf den Faktor Papier werden investitionsintensive Geräte wie Drucker überflüssig. Zudem wird die Kuvertierung und Frankierung der Unterlagen obsolet. Dies reduziert die Ausgaben um ein Vielfaches und spart jede Menge Zeit. Das gewonnene Zeitkontingent kann von den Angestellten der Lohn- und Finanzbuchhaltung anderweitig genutzt werden. Zum Beispiel lohnt das Investment in strategische wie organisatorische Aufgabenfelder. Dies mündet zumeist in eine hohe Zufriedenheit seitens der Angestellten, die Einsatz in mehreren Sektoren und somit eine höhere Wertschätzung erfahren. Ähnlich zufrieden zeigt sich die Belegschaft, deren Gehaltsabrechnungen stets pünktlich und korrekt eintreffen. Somit ist der Betriebsfrieden langfristig gesichert.
Fehler werden minimiert
Ein weiterer Vorteil besteht in der Minimierung von Missständen. Da der Mensch ein fehleranfälliges Wesen ist, sind inkorrekte Lohnabrechnungen an der Tagesordnung. Dem wirkt die Automatisierung entgegen. Digitale Lösungen sind weitaus zuverlässiger, da sie den menschlichen Faktor ausschließen. Folglich steigt die Chance auf eine korrekte Lohnabrechnung in erheblichem Maße. Dies wiederum verhindert potenzielle Nachforderungen wie Nachzahlungen. Auch sich aus fehlerhaften Abrechnungen ableitende Strafen gehören der betriebswirtschaftlichen Vergangenheit an.
Datenschutz gewährleisten
Eine Lohnabrechnung online ist ohne großen Aufwand realisierbar. Tipps und Anweisungen können beispielsweise unter factorialhr.de eingesehen werden. Hier finden sich überdies Hinweise in Sachen Datenschutz. Der Themenblock besitzt elementare Gewichtung und ist per Gesetzgeber genauestens geregelt. Da es sich um sensible Daten handelt, besteht jederzeit das Risiko des Datendiebstahls. Hacker haben es besonders auf vulnerable Firmendaten abgesehen und nutzen Sicherheitslücken, um sich selbiger zu bemächtigen. Dies kann schwerwiegende (finanzielle) Folgen haben. Um ein solches Szenario auszuschließen, ist ein Maximum an Datensicherheit zu gewährleisten. Erprobte Oberflächen wie Factorial HR erlauben die problemlose Verarbeitung von Mitarbeiterdaten. Zugleich sehen sich die von der Datenschutzverordnung vorgeschriebenen Grundlagen erfüllt.