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Oft ist der erste Gedanke, wenn von den sogenannten Multifunktionsdruckern die Rede ist, dass diese doch vor allem in privaten Bereichen genutzt werden. Aber es gibt durchaus immer mehr Arbeitsgruppen oder auch komplette Büros, die die meist kostengünstigen Multitalente sehr zu schätzen wissen. Sicherlich findet man auf dem Markt bei den unterschiedlichen Anbietern auch unterschiedliche Drucker, aber einige sind heutzutage richtige Arbeitstiere, die auch mit einer hohen Leistungsfähigkeit punkten können, sowie im Dauereinsatz zuverlässig sind und doch kein Vermögen kosten werden. Natürlich sollte man bei der Anschaffung eines Multifunktionsdruckers für den professionellen Einsatz einiges beachten.

Eigentlich ist es ja so, dass man an am liebsten das papierlose Büro hätte. Aber das wird wohl noch eine Weile dauern, bis man wirklich auf Drucker im Büro- und Geschäftsalltag ganz verzichten kann. Häufig ist es zurzeit noch so, dass die Anschaffung von unterschiedlichen Einzelgeräten für alle Arbeitsplätze mit erheblichen Mehrkosten in der Anschaffung verbunden ist und dass auch ein größerer Aufwand bei der Wartung und der Pflege in Kauf genommen werden muss. Das ist sicherlich mit ein Grund dafür, dass Arbeitsgruppen in Unternehmen oder freie Bürogemeinschaften immer häufiger einen Multifunktionsdrucker als zentrales Ausgabegerät für alle verwenden. Im Office muss ein Multifunktionsdrucker ganz anderen Ansprüchen gerecht werden. Ein Multifunktionsdrucker muss hier mehr Funktionen und Leistung bieten können als in einem Home-Office.

Was man bei der Anschaffung beachten sollte

Vorneweg, es gibt zum Glück Dienstleister, wie zum Beispiel www.digital-direkt.com, die einem bei der richtigen Entscheidung beraten und unterstützen. Es kann sich bei allem auch die Frage ergeben, ob ein Kauf die beste Entscheidung ist, oder ob ein Leasing- und Servicevertrag - man könnte es auch „Rund-um-sorglos-Paket“ nennen - die passendere und bessere Alternative wäre.

Beim Kauf sollte man je nach Hersteller auf alle Fälle die Anschaffungskosten den Druckkosten gegenüber stellen. Es gibt einige Hersteller, die ihre Systeme auf der einen Seite ganz günstig in der Anschaffung anbieten, aber dafür sind auf der anderen Seite die Verbrauchskosten sehr hoch und können deswegen schnell zu einer regelrechten Kostenfalle werden. Zum Beispiel sind Toner im Vergleich häufig stark überteuert. Welches System für die jeweilige Anforderung richtig ist, muss also nach einigen unterschiedlichen Kriterien abgewogen werden. Das kann auch beispielsweise der Stellplatz des Geräts, das wahrscheinliche Druck- und Scanvolumen, die benötigte Ausstattung und noch einiges mehr sein.

Einige Punkte, an die man zum Beispiel denken kann:

  • Soll der Multifunktionsdrucker auch hohe Seitenzahlen pro Tag meistern können?
  • Soll das Scannen und Kopieren möglichst einfach funktionieren?
  • Sollte man Wert auf eine umfangreiche Netzwerkfunktionen legen, da dies die tägliche Arbeit deutlich erleichtern kann?
  • Will man Zeit und Geld mit der Möglichkeit des beidseitigen Druckens über eine integrierte Duplexeinheit sparen?

Man kann sich eine Grundausstattung anschaffen, die mitwächst

Sicher ist es praktisch, einen Multifunktionsdrucker zu haben, der von Anfang an alle Funktionen erfüllt. Vielfach gibt es auch noch Büros, in denen nur noch gelegentlich gedruckt wird, da man in der Digitalisierung bereits große Fortschritte gemacht hat - oder man braucht eben doch professionelle Drucker, weil einfach viel ansthet. Nur häufig sind solche im oberen Preissegment angesiedelt. So eine Investition möchten besonders oft kleinere Büros nicht tätigen, wenn vielleicht gar nicht alle Funktionen gebraucht werden. Man kann aber einen Multifunktionsdrucker wählen, der für den Einsatz im Büro gedacht ist und der mit wachsendem Bedarf ausgebaut werden kann.

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