Urlaub, Sabbatical, Elternzeit: Die HR-Abteilung eines Unternehmens ist unter anderem für die Realisierung des Abwesenheitsmanagements zuständig. Gemeint sind alle Ausfallzeiten, die dazu führen, dass bestimmte Angestellte ihrem täglichen Aufgabenbereich nicht nachkommen können.

Dazu zählen unter anderem Dienstreisen, Bildungsurlaube, krankheitsbedingte Ausfälle, externe Termine und Freistellungen. Auch die tägliche Pause ist Bestandteil des Abwesenheitsmanagements.

Früher wurden die Abwesenheiten manuell festgehalten und verwaltet. Da es sich jedoch um wiederkehrende Aufgabenbereiche handelt, die viel Zeit und Ressourcen erfordern, entscheiden sich viele Unternehmen heute für spezielle Softwares für das Abwesenheitsmanagement.

Doch warum ist das Abwesenheitsmanagement wichtig, lohnt sich eine HR-Software überhaupt und was sollte eine gute HR-Software mitbringen?

Abwesenheitsmanagement: Definition und Nutzen

Was ist das Abwesenheitsmanagement? Hierbei handelt es sich um einen Aufgabenbereich der Personalabteilung eines Unternehmens, der einen übergeordneten Stellenwert aufweist. Der Grund: Das Abwesenheitsmanagement bezieht sich auf alle Abwesenheiten der Mitarbeiter und gibt einen wertvollen Überblick über Ausfallzeiten.

HR-Manager lernen in ihrer Ausbildung beispielsweise, wie sich Abwesenheitsmanagement organisieren lässt. So sichern sie den Unternehmenserfolg, indem die Unternehmensprozesse reibungslos verlaufen und nicht durch Ausfallzeiten gestört werden.

Früher wurden die Urlaubslisten und Co. noch ausgedruckt und ausgehängt. Jeder Angestellte konnte sich auf dem Zettel eintragen. Einige Unternehmen gingen jedoch schnell dazu über, Urlaubsantragsformulare bereitzuhalten. Der Urlaub wurde dann durch den Personaler abgelehnt oder bestätigt.

Das Problem: Wer das Abwesenheitsmanagement manuell realisiert, nimmt ein hohes Fehlerpotenzial in Kauf. Anträge können verloren gehen oder fehlerhaft in das System übertragen werden. Fallen Krankmeldungen unter den Tisch, kann dies nicht nur zu falschen Besetzungen in der jeweiligen Schicht führen. Denn der Personaler versäumt es in diesem Fall, einen Ersatz zu organisieren.

Bei dem betreffenden Mitarbeiter, der sich krankgemeldet hat, kann der Fehler vielmehr zu Unmut und Frust führen. Die Mitarbeiterzufriedenheit sinkt und der Angestellte bindet sich nicht länger an seinen Arbeitgeber. Gleichzeitig kann sich seine Stimmung auf die gesamte Teamatmosphäre auswirken. Ein unglückliches Team zeigt im Durchschnitt weniger Leistungsbereitschaft und geht die Extrameile nur ungern.

Alle Abwesenheiten müssen außerdem manuell in die Personalakte eingetragen werden. Auch in diesem Kontext besteht die Gefahr, dass Inhalte in inkorrekter Form oder gar nicht übertragen werden. Die Personalakte ist in der Folge unvollständig und weist Lücken auf, die sich unter Umständen nachträglich nicht mehr erklären lassen.

Doch keine Sorge! Viele Unternehmen greifen mittlerweile auf eine HR-Software zurück. Diese ist Teil der digitalen Personalakte und reduziert das Fehlerpotenzial auf ein Minimum. Personaler und HR-Manager müssen sich ferner nicht mehr mit wiederkehrenden Aufgaben beschäftigen. Sie haben mehr Zeit für On- und Offboarding-Maßnahmen und Recruiting-Prozesse. So werden die Ressourcen zielführend eingesetzt und Kosten eingespart.

Gleichzeitig entlasten die Systeme die Personaler. Das Stresslevel kann sinken, was sich auf die Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität auswirkt. Die Mitarbeiterfluktuation sinkt. Erfahrene und leistungsstarke Personaler bleiben dem Unternehmen eher erhalten und wechseln nicht zur Konkurrenz. So erhält das Unternehmen seine Wettbewerbsfähigkeit.

Was zeichnet eine gute HR-Software aus?

Eine geeignete HR-Software gewährleistet, dass wiederkehrende Aufgabenbereiche automatisiert erfolgen können. Die HR-Manager können orts- und zeitunabhängig auf die Inhalte zugreifen, die zentral und lückenlos archiviert werden. So erhält jedes Teammitglied einen umfassenden Einblick in Personalakten und Abwesenheiten und kann entsprechend handeln.

Fehler, die früher durch ungünstige Absprachen zwischen den Personalern, den Verlust von Niederschriften im Papierformat und falsche Übertragungen in die Systeme zum Alltag gehörten, treten nun nicht mehr auf. So wird sichergestellt, dass der Betriebsablauf reibungslos funktioniert und die Prozesse selbst dann nicht gestört werden, wenn Mitarbeiter unerwartet und spontan ausfallen.

Eine empfehlenswerte HR-Software sollte mehrere Aufgabenbereiche wie das Abwesenheitsmanagement, das Onboarding, das Offboarding, das Recruiting mit HR-Funnel und die Personalabrechnung umfassen. Alternativ besteht die Möglichkeit, einzelne Softwares für jeden Bereich zu nutzen. Wichtig ist, dass diese problemlos in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integriert werden können.

Das System sollte geplante Abwesenheiten und Ad-hoc-Abwesenheiten erfassen und diese auch als solche ausweisen können. Zu den planbaren Abwesenheiten zählen zum Beispiel der Mutterschutz und die Elternzeit. Zu den nicht planbaren Abwesenheiten gehören Ausfälle durch Krankheit sowie Unfälle am Arbeitsplatz oder auf dem Arbeitsweg (sogenannte Wegunfälle).

Dabei sollte das Programm die gesetzlichen Regelungen bezüglich der Abwesenheiten beachten. Jeder Mitarbeiter in Deutschland mit einer 6-Tage-Woche hat zum Beispiel Anspruch auf mindestens 24 Tage Urlaub pro Jahr.

Das Fazit – Eine HR-Software ist unverzichtbar für jedes Unternehmen

Mit einer HR-Software für das Unternehmen gehört die aufwändige und fehleranfällige Zettelwirtschaft der Vergangenheit an. Mit ihrer Hilfe verwalten Personaler unter anderem alle Abwesenheiten der Mitarbeiter, darunter planbare Abwesenheiten wie der Urlaub und Ad-hoc-Abwesenheiten wie krankheitsbedingte Ausfälle. Die Daten werden automatisch in die digitale Personalakte übertragen.

Jeder HR-Mitarbeiter erhält so zügig Zugriff auf alle relevanten Inhalte rund um die Angestellten und kann schnell handeln. Unternehmensprozesse werden so nicht gestört und die Funktionsfähigkeit des Betriebes wird nicht eingeschränkt.

Eine Software für die HR-Abteilung sollte möglichst umfassend ausfallen und mehrere Aufgabenbereiche abdecken. Sie sollte sich obendrein schnell und einfach in die IT-Landschaft aufnehmen lassen.